Как планировать закупки и формировать заказы поставщикам: алгоритмы, формулы, программы

Управление закупками – одна из самых важных рабочих задач для любого розничного и интернет-магазина. От правильности планирования и формирования заказов поставщикам зависит, будет ли своевременно удовлетворен спрос покупателей. А это, в свою очередь, оказывает непосредственное влияние на прибыль. В нашей статье подробно объясним, как организовать данные бизнес-процессы и почему стоит прибегать к автоматизации.

Алгоритм планирования закупок

Предприниматели должны уделять особое внимание товарным запасам, которые необходимы для полноценной бесперебойной работы торговой точки и интернет-магазина. Продукция или материалы, используемые в сервисных нишах, являются основой активов компании.

Но заказывать у поставщиков большие объемы вслепую, создавая огромный запас - решение не из лучших. Важен именно рациональный подход, поиск так называемой «золотой середины».

Если у магазина много товарных активов, это формирует положительное мнение покупателей, благоприятно сказывается на рейтингах, дает преимущество перед конкурентами. В то же время, большое количество залежавшихся на складе товаров замораживает реальные средства, ставит под угрозу финансовую ликвидность фирмы. Из-за переизбытка запасов многие магазины терпят крах.

Поэтому нужно четко понимать:

• сколько продукции закупать;
• как оптимизировать заказы и исключить длительные простои товара на складе;
• на каких условиях сотрудничать с поставщиками;
• как составить план финансовых расходов.

Решить проблему можно путем грамотного планирования, которое состоит из нескольких этапов.

Предварительные операции

Начинать нужно с предварительной подготовки и анализа. В первую очередь прогнозируется спрос – потребность покупателей в конкретном продукте или услуге.

Для этого потребуются такие исходные данные:

• объемы продаж;
• текущие складские остатки;
• наличие неудовлетворенного спроса;
• наиболее продаваемые позиции в аналитическом периоде;
• уровень выполнения предыдущего плана и прочее.

Прогноз выполняют по группам взаимозаменяемой продукции. Качество результатов будет зависеть от информационно-аналитической поддержки проекта.

На втором этапе осуществляется планирование продаж. В ходе этого процесса для каждой группы товаров устанавливают реалистичные цели, согласованные с общей политикой компании и спрогнозированным спросом.

Планирование продаж: элементы цикла управления 

Следующий шаг – планирование закупочных объемов и страховых запасов. Нужно заранее учесть вероятные отклонения от прогнозов и подстраховаться от неприятных последствий, закупив товар в избытке. Основная загвоздка в том, что величина избытка должна быть оптимальной. Это необходимо для того, чтобы избежать переполненности складов, замораживания денежных активов или же дефицита и недовольства клиентов, к которым приводят чрезмерные и недостаточные закупки.

В каждом случае оптимальное значение может быть разным. В его выборе легко ошибиться. Компании, применяющие статистические методы прогнозирования, рассчитывают доверительный интервал, в который с определенной вероятностью попадают продажи.

Например, на основании прогнозов приблизительный объем продаж составляет 120 позиций. С большой вероятностью он войдет в интервал от 100 до 140 позиций. Так можно просчитать нужное количество страховых запасов.

Объем закупок вычисляется в ERP-системах. Некоторые просчитывают план вручную по специальным формулам.

К примеру:

План продаж - (Складские остатки + Заказы поставщикам) - (Ожидаемые продажи - Заказы покупателей)

Такие подсчеты весьма приблизительны. На их точность влияют полнота и правильность исходных аналитических данных.

Контроль над остатками

Не последняя роль в процессе управления закупками отводится контролю над товарными остатками. От старых, плохо продающихся товаров, нужно регулярно избавляться. Самый простой способ – назначение скидок, которые рекомендуется ежемесячно закладывать в бюджет. Это позволит освобождать пространство и средства для новых закупок. Разумеется, что закладывать невостребованные позиции в следующий закупочный план не стоит.

Скопление остатков – вполне естественное явление в розничной и оптовой торговле. Полностью предотвратить его нельзя. Но реально держать показатель в пределах нормы за счет:

• вдумчивого выбора поставщика;
• регулярного анализа товарооборота, прибыли, соотношения стоимости запасов к месячным объемам продаж;
• эффективного использования торгового пространства (сайта).

Отслеживать остатки можно вручную, применяя отрывные ценники с датой, названием и кодом товара. Но это довольно затруднительно. Лучшая альтернатива – воспользоваться вспомогательными инструментами в виде функциональных платформ для автоматизации торговли. Например, программой складского и товарного учета «EKAM».

Сведения по остаткам товаров в личном кабинете системы «EKAM» 

Анализ дополнительных факторов

Кроме прогнозируемого спроса и популярности продукции, нужно учитывать еще и сезонные факторы. Закупку товаров, востребованных в определенные дни и периоды года (Рождественские праздники, 8 марта, День влюбленных, Хэллоуин), следует продумывать на шаг вперед и проводить заблаговременно. Причем объем такой продукции тоже должен быть оптимальным.

Не составляя план сезонных продаж, предприниматель рискует не успеть подготовить достаточное количество предложений, или, наоборот, остаться с чрезмерным запасом праздничной продукции, которая останется лежать «мертвым грузом» до следующего года.

В придачу к сезонности и предыдущему опыту, при планировании закупок необходимо принимать к сведению различные факторы и события, способные повлиять на объемы продаж:

• изменения тенденций моды;
• появление конкурентов на рынке;
• погодные условия;
• экономическая ситуация в стране.

Особенности формирования заказов поставщикам

Ориентируясь на составленный план закупок, можно приступать к формированию заказов. Перед этим следует найти подходящих поставщиков, которые предлагают выгодные условия сотрудничества.

По аналогии с планированием заказы могут формироваться вручную и посредством автоматизированных программ. Преимущество ручного метода – возможность оперативно реагировать на изменения. Но он требует много трудозатрат и не исключает ошибок, связанных с человеческим фактором. К тому же, сотрудник, отвечающий за работу с поставщиками, может опираться на субъективное мнение, неправильно оценивая спрос на товар. Поэтому рекомендуется делать выбор в пользу автозаказа.

Автоматизация процесса

Автозаказ представляет собой автоматизированную систему расчета, учитывающую данные с аналитики продаж. Подобный подход к формированию заявок сводит человеческий фактор к нулю.

Плюсы автоматизации процесса:

• минимизация ошибок;
• недопущение субъективных оценок;
• снижение влияния личных предпочтений сотрудников;
• сокращение трудозатрат;
• обеспечение постоянного наличия всех ассортиментных позиций в магазине.

Отличным комплексным решением для розничного магазина будет товароучетная система «EKAM». С ее помощью можно планировать продажи, управлять запасами, создавать заказы поставщикам, отслеживать количество продукции, поступившей на склад. При достижении заданного минимального остатка заявки на поставку формируются программой автоматически.

Главная страница сайта «ЕКАМ» 

Преимуществом сервиса является то, что он не ограничен только этим функционалом и дает предпринимателю множество дополнительных возможностей:

• анализ данных о продажах в онлайн-режиме;
• назначение скидок и цен;
• создание персонализированных программ лояльности;
• контроль над движением денежных средств;
• подключение онлайн-кассы по 54-ФЗ;
• оптимизация работы персонала за счет подробной отчетности по результатам продаж, движению и списанию товаров, а также автоматизации документооборота и многое другое.

Корректировка данных

Формирование заказа поставщику должно начинаться с проверки и корректировки данных в системе. Главная задача в процессе подготовки – убедиться в корректности информации о товарных остатках.

Для этого необходимо:

1. Адаптировать виртуальные остатки, которые возникают из-за пересортицы, некорректной приемки и неполных поставок.
2. Устранить отрицательные остатки, появившиеся в результате ошибочного оформления документов, неправильной инвентаризации, пересортицы или нескорректированных виртуальных остатков.
3. Списать продукцию, не соответствующую стандартам качества и отобразить списания в системе.
4. Внести сделанные поставщику возвраты.

На остатках не должно быть позиций, которые закончились или не подлежат реализации (вышел срок годности, испортилась упаковка, выявлен брак). Программа воспримет искаженные данные, как наличие товара, и не добавит нужные пункты в заказ.

С целью объективного формирования заявки также желательно:

• исключить дни продаж, которые не связаны со значительными системными изменениями (единовременная реализация продукта в связи с резкой сменой погоды или крупной закупкой одного клиента);
• контролировать выкладку и вероятное увеличение количества оборудования;
• учитывать ожидаемые существенные колебания спроса, возникающие в разгар сезона или во время каких-либо событий;
• следить за правильностью проведения промо-акций, чтобы избежать искажения расчетов регулярного потребления.

Формула расчета заказа

Заказы поставщикам рассчитывают по усредненной формуле, в которой предусмотрены различные нюансы, влияющие на план продаж. Первое, на что следует ориентироваться – график поставок. Для удобства формирования заявок стоит составить календарный план закупок, предварительно согласовав его с поставщиком.

Главный вопрос: когда пора заказывать новую партию? Продукцию, пользующуюся постоянным спросом, можно заказывать раз в месяц, еженедельно или по мере истощения запасов. Все зависит от условий сотрудничества с партнерами. Некоторые поставщики без проблем принимают заказы с небольшим количеством позиций. Если у контрагента высокие требования по минимальному заказу, покупать новую партию лучше еще до того, как популярный продукт закончится на складе. Необходимо обязательно учитывать время, которое тратится на доставку.

Второй нюанс – минимальное количество товарных единиц для нормальной работы магазина. Это крайне важно для розничных оффлайн-точек, где должно всегда присутствовать определенное количество товара для выкладки.

Чтобы рассчитать требуемый объем заказа, нужно вычислить несколько основных показателей:

1. Фактические средние продажи в день. Для подсчета берем конкретный период, например, месяц. Сумму ежедневных показателей продаж делим на количество дней (30). При этом даты, где потребление превышает обычные цифры, лучше исключить.
2. Прогнозируемые суточные продажи. Полученный показатель регулярного спроса умножаем на коэффициент сезонности, корректируя предыдущий результат с учетом возможного воздействия внутренних или внешних факторов.
3. Страховой запас. Для обеспечения полноценной работы до следующей поставки рассчитываем страховой запас на основании прогнозируемого объема продаж. Показатель прогнозируемых продаж умножаем на число дней между поставками и добавляем минимальное количество продукции для выкладки.
4. Товарные остатки на момент поставки. Обычно поставка осуществляется спустя несколько дней после заказа. Учитывая этот период, просчитываем актуальный товарный остаток на дату нового поступления. От текущих остатков отнимаем ежедневные суточные продажи, а результат умножаем на число дней до поставки.

Зная вышеперечисленные данные, можем просчитать оптимальный объем заказа поставщику по формуле:

Страховой запас – Товарный остаток на момент поставки

Как обеспечить магазин необходимым количеством товара?

Если в магазине постоянно присутствует достаточно товара, риск срыва потенциальных сделок и ухода покупателей к конкурентам минимален.

Специалисты советуют придерживаться нескольких рекомендаций, которые помогут обеспечить регулярные стабильные продажи:

• формировать заказы поставщикам, балансируя между максимальным объемом продаж и минимальными списаниями;
• по возможности договориться о более частых поставках товара со свежими сроками годности (особенно актуально для скоропортящейся продукции);
• корректировать работу автоматизированной системы, оставляя невостребованные позиции в матрице с отрицательным остатком;
• временно сокращать заказы после окончания промо-акций для выравнивания продаж;
• контролировать факторы колебаний товарооборота, ведя календарь с важными событиями, которые влияют на реализацию.

Ключевая задача при планировании закупок и формировании заказов поставщикам – максимально точно спрогнозировать покупательский спрос на ближайший период. Правильные подсчеты позволят обеспечить магазин достаточным количеством товарных запасов и избежать ненужного переизбытка. Справиться с этим можно и ручным способом, но значительно проще и удобнее воспользоваться специальными автоматизированными программами.